Når en vigtig Notes-løsning kræver opmærksomhed, kan det påvirke både arbejdsgange og brugere. En hcl notes konsulent kan hjælpe med at holde HCL Notes og Domino under opsyn, rette fejl og tage ansvar for den daglige drift. Behovet kan handle om stabil drift, automatisering, udvikling, integration eller migrering.
Beskriv, hvad der sker i hverdagen. Er der tilbagevendende driftsproblemer, manuelle rutiner, en løsning, der skal udbygges, eller planer om at flytte væk fra Notes? Notér også, hvilke systemer og processer der påvirkes, når noget går galt. Det giver konsulenten et klart billede af opgaven.
Driftsovervågning og support til Notes
Ved ustabil drift bør du undersøge, hvordan overvågning og fejlhåndtering foregår. HCL Notes-administration kan omfatte kontrol af Notes- og Domino-miljøet, opfølgning på driftsforstyrrelser og hjælp til den daglige administration. BizPerformer Consult tilbyder Notes/Domino-driftsovervågning 24 timer i døgnet. Det kan være nyttigt, når systemet skal være tilgængeligt uden for almindelig arbejdstid.
Få beskrevet, hvilke opgaver den interne it-afdeling løser, og hvilke konsulenten tager sig af. Aftal, hvordan fejl meldes ind, hvem der følger op, og hvad der sker ved behov for akut hjælp. Akut HCL Notes-support er tilgængelig døgnet rundt mod betaling. De almindelige åbningstider er mandag til fredag fra klokken 09:00 til 16:00. Skeln mellem løbende support og hjælp ved kritiske hændelser.
En driftsaftale bør beskrive overvågning, adgang, ansvar og rapportering. Bed om en plan for, hvordan ændringer dokumenteres, og hvordan kendte driftsproblemer følges op. Særlige afhængigheder i jeres miljø bør også indgå i arbejdsgangen. Dermed er det tydeligt, hvem der skal handle, når noget svigter.
Automatisering og udvikling af Notes-løsninger
Manuelle rutiner tager tid og kan føre til fejl, især når brugerstyring og administration kræver gentagne indgreb. Automatisering kan udføre tilbagevendende opgaver efter faste regler. BizPerformer Consult tilbyder automatisering af Notes-administration og brugerstyring. Saml eksempler på de opgaver, der gentages, og beskriv, hvad der skal ske ved undtagelser.
Udvikling dækker et andet behov. En eksisterende Notes-applikation kan have brug for ændringer, eller data skal måske kunne udveksles med et andet system. BizPerformer Consult tilbyder HCL Notes-udvikling og rådgivning om integrationer. Bed konsulenten gennemgå applikationens formål, brugernes arbejdsgange og de systemer, løsningen skal forbindes med. Aftal også, hvordan ændringer testes, og hvem der godkender dem, inden de tages i brug.
En kort oversigt over behovet gør mødet mere målrettet. Notér den nuværende arbejdsgang, hvad der skaber problemer, og hvilket resultat medarbejderne har brug for. Det hjælper konsulenten med at skelne mellem en mindre ændring, en automatiseringsopgave og en større udviklingsindsats. Samtidig bliver det tydeligt, om løsningen skal understøtte den nuværende drift eller indgå i en migreringsplan.
Integration eller migrering fra Notes
Integration kan spille en rolle, hvis Notes fortsat løser en vigtig opgave, men skal udveksle data med andre systemer. Få kortlagt datafelter, brugeradgange og de arbejdsgange, der skal hænge sammen. Bed om en beskrivelse af, hvordan fejl i dataoverførslen opdages, og hvem der retter dem. Afgræns også, hvilke dele af løsningen der skal ændres, så opgaven ikke vokser undervejs.
Hvis organisationen vil væk fra Notes, skal migreringen vurderes for sig. BizPerformer Consult tilbyder migrering af Notes til Office 365. Gennemgå applikationer, dokumenter, adgangsrettigheder og afhængigheder til andre systemer, inden projektet planlægges. Beslut, hvilke funktioner der skal videreføres, og hvilke der kan udgå. En flytning af data alene sikrer ikke, at de eksisterende arbejdsgange fungerer efter overgangen.
Ved migrering af Lotus Notes til Microsoft 365 bør planen derfor omfatte både data og brugere. Bed om en oversigt over, hvad der flyttes, hvordan indholdet kontrolleres, og hvordan brugerne får støtte under overgangen. Hvis nogle Notes-applikationer skal blive, mens andre flyttes, skal driften af det tilbageværende miljø også med i planen. På den måde bliver migrering og daglig support ikke behandlet som adskilte opgaver.
Hjælp til den konkrete Notes-opgave
Behovet falder ofte inden for nogle få områder. Ved ustabil drift er overvågning og løbende support centralt. Gentagne administrative opgaver kan automatiseres. Når en applikation skal ændres, handler opgaven om udvikling, mens integration kræver fokus på dataudveksling og afhængigheder mellem systemer. Skal Notes udfases, bør migrering og drift i overgangsperioden ses samlet.
Saml oplysninger om jeres løsninger, driftsansvar og planer. Beskriv de vigtigste applikationer, hvem der bruger dem, og hvilke problemer der kræver hurtig handling. Aftal derefter kontaktveje, adgang til miljøet og formen på statusmeldinger. Det giver både organisationen og konsulenten klare forventninger.
En hcl notes konsulent skal kunne beskrive, hvilke opgaver der løses, hvilke der kræver intern deltagelse, og hvordan arbejdet dokumenteres. Se derfor både på fagområder, arbejdsform og ansvarsfordeling. BizPerformer Consult tilbyder en gratis halvdags konsultation, hvor I kan drøfte jeres behov. Virksomheden har adresse på Transformervej 29, 1. sal, 2860 Søborg. Besøg noteskonsulent.dk for at tage kontakt.
En tydelig afgrænsning viser, om opgaven kræver akut hjælp, fast driftsstøtte eller rådgivning om ændringer. Det giver et praktisk overblik over både den daglige Notes-drift og den videre retning for systemerne.